Vraagstuk

Organisaties zoeken constant naar de meest efficiënte manieren van werken en mogelijkheden om de (interne) klantbeleving te verbeteren. Een mogelijkheid hiervoor die steeds vaker wordt toegepast, is het opzetten van een Shared Service Center. Ondersteunende taken die niet uniek zijn voor één bepaald organisatieonderdeel, kunnen worden samengevoegd in een Shared Service Center. Veelvoorkomende diensten van een Shared Service Center zijn IT, Facility Management en HR. 

Het opzetten van een Shared Service Center zorgt in de praktijk echter vaak voor de nodige uitdagingen. Het samenvoegen van eerstelijns ondersteuning over de afdelingen IT, Facility Management en HR is vanuit de verschillende achtergronden vaak niet mogelijk. Hierdoor blijven de beoogde verbeteringen uit of ontstaat zelfs een minder efficiënte manier van werken, waarbij de klanttevredenheid ook nog eens daalt, zeker als verschillende diensten ook nog zijn uitbesteed.

Hoe je succesvol een Shared Service Center kunt opzetten, is dan ook een vraag waar veel organisaties mee worstelen.

Visie

Een Shared Service Center kan zeker bijdragen aan een verbetering van de dienstverlening aan uw klanten en het efficiënter werken van uw serviceorganisatie, waardoor aanzienlijke kostenbesparingen worden behaald. In de praktijk worden besparingen tussen de 15 tot zelfs wel 40 procent gerealiseerd.

Centraal in de aanpak van InfraVision voor het succesvol implementeren van een Shared Service Center is de standaardisatie van de processen van de betrokken afdelingen. Hierbij is het uitgangspunt niet om te komen tot fysieke samenvoeging van afdelingen of een totaal uniform procesmodel voor alle betrokken afdelingen, maar wel om processtandaardisatie toe te passen op delen waar dit mogelijk is op basis van best practices en dit te ondersteunen met één service management platform. Dit verkort de doorlooptijd van de implementatie, verhoogt de acceptatie van een Shared Service Center en verzekert de organisatie van een directe kwaliteits- en efficiëntieverbetering.

Daarnaast is het van groot belang om de dienstverlening naar de eindgebruiker te ondersteunen vanuit een universeel, overzichtelijk en intuïtief portaal voor alle aangeboden services. De eindgebruiker ervaart op deze wijze direct het gemak van een centrale plek waar ondersteuning wordt geboden en een uniforme manier van werken. 

Met de Managed Integration Service van InfraVision wordt tevens de integratie gerealiseerd met de diverse backoffice systemen, zoals bijvoorbeeld voor HR, zodat de processen ook naadloos over de verschillende afdelingen worden ondersteund. Zijn er diensten uitbesteed – zoals vaak voor IT diensten – dan worden ook de backoffice systemen van de toeleveranciers geïntegreerd, waardoor de prestatieafspraken die zijn vastgelegd in SLA’s realtime kunnen worden gemonitord voor de betrokken onderdelen zowel binnen als buiten de organisatie.

Met deze aanpak wordt binnen zeer korte tijd een Shared Service Center gecreëerd dat doet wat het moet doen; het verhogen van efficiëntie en klanttevredenheid. 

Kennismaken? Neem contact met ons op!