Nieuws
29 November

Salesforce: Retention Limit for Field History Data is now Enforced!

Voor InfraVision staan onze klanten en hun klanttevredenheid centraal. Daarom willen we u graag informeren over een belangrijke wijziging die gaat plaatsvinden vanuit Salesforce rondom het beschikbaar stellen van audit informatie in uw Remedyforce (en Salesforce) omgeving. Deze wijziging gaat al over enkele maanden plaatsvinden (Februari /Maart 2019), dus vragen wij uw aandacht hiervoor.

Salesforce heeft tot op heden altijd gegarandeerd dat ‘field history data’ 18 maanden beschikbaar blijft via de interface en 24 maanden via de API’s. Echter, deze field history data is nooit concreet verwijderd. Dit gaat nu veranderen. Vanaf de release “Winter '19” voert Salesforce deze bewaartermijnen uit en is daarmee van plan een ingrijpende massale verwijdering van ‘history objects’ uit te rollen tijdens deze release.

Details vanuit Salesforce kunt u hier vinden, echter willen we dit graag ook langs deze weg met u delen.

Wat is “Field History Tracking”?

Field History Tracking geeft inzicht in ‘Wie’, ‘Wat’, ‘Wanneer’ heeft gewijzigd. Dit is in te stellen voor maximaal 20 velden per database object.

2018-11-27_13-05-37.png

Wanneer u “Set History Tracking” aanklikt, kunt u selecteren voor welke velden dit van toepassing dient te zijn.

2018-11-27_13-07-03.png

Daarnaast kan een ‘Related list’ aan de pagina worden toegevoegd om deze wijzigingen inzichtelijk te maken via ‘Details’ in uw Remedyforce omgeving.

2018-11-27_13-11-05.png

Waarom deze wijziging?

Salesforce wil de hoge beschikbaarheid van data en gegevens garanderen en tegemoetkomen aan de snelgroeiende gegevensbehoefte van hun klanten. Daarom is Salesforce genoodzaakt om deze wijziging te implementeren.

Wat kunt u doen, of wat kan InfraVision voor u doen?

Er zijn verschillende manieren om deze ‘field history data’ veilig te stellen voor audit en compliance doeleinden. Belangrijk is, dat wanneer dit voor u van toepassing is, u deze actie voor Februari 2019 zal moeten uitvoeren en daarna op een structurele basis. 

Salesforce Data Loader

Middels Salesforce data loader is op een eenvoudige manier deze data per object te exporteren.

Salesforce API

Via de Salesforce API kan deze data ook worden benaderd en direct naar een andere locatie/database geexporteerd worden. Dit kunt u eenmalig inregelen en uitvoeren, maar ook op een terugkerende basis voor de langere termijn laten plaatsvinden.

Pentaho

Middels Pentaho kunnen allerlei scripts gemaakt worden die deze data exporteren naar Excel, CSV of andere locaties.

Remedyforce CMDB

De Remedyforce CMDB (Base Element object) heeft standaard dezelfde 20 velden die u kunt selecteren voor ‘data history tracking’. Echter, in een van de vorige releases heeft BMC al een voorziening doorgevoerd om een groter aantal velden in audits mee te nemen. BMC heeft Remeydyforce reeds voorzien van een eigen ‘History tracking’ voor de CMDB. Details van deze BMC functionaliteiten kunt u hier vinden. Samengevat komt het erop neer dat BMC een ‘custom object’ gebruikt om deze data op te slaan.

Additionele mogelijkheid rondom Field Audit Tacking

Wanneer u deze ‘field history data’ te allen tijde voor audits moet kunnen overleggen en kunnen aantonen  levert Salesforce’s een additionele service genaamd “Field Audit Tracking (FAT)”. Deze dienst geeft u organisatie recht om uw Audit data tot wel 10 jaar te bewaren en zelfs in plaats van 20 velden, een maximum van 60 velden.

https://resources.docs.salesforce.com/216/latest/en-us/sfdc/pdf/field_history_retention.pdf

“Field Audit Tracking” brengt extra kosten met zich mee. Als indicatie van de additionele kosten moet u rekening houden met de volgende extra kosten:

  • RF Field Audit Trail – Full Add-On – 5.25 euros per user per month
  • RF Field Audit Trail – Casual Add-On – 3.55 euros per user per month

Vragen

Mocht u ondanks bovenstaande informatie aanvullende vragen hebben, of wilt u graag weten wat infravision hierin kan betekenen voor uw organisatie, neem dan contact op met ons Customer Care Center via support@infravision of uw accountmanager of stuur een mail aan info@infravision.com.